1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest CASLAVINIERI ADVANCEMENTS INTERACTIVE SP. Z O.O. z siedzibą w Warszawie, Aleja Jana Pawła II 43A / 37B, 01-001 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001159055, NIP 5273154868, REGON 541089171 („Caslavinieri”, „my”).
Kontakt w każdej sprawie dotyczącej danych: hello@caslavinieri.com. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; pytania możesz kierować bezpośrednio na ten adres.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
- dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie firma lub organizacja, rola, model współpracy oraz preferowany sposób odpowiedzi; numer telefonu przetwarzamy tylko wtedy, gdy dobrowolnie umieścisz go w treści albo załączonym materiale;
- dane o projekcie: wybrane kategorie, cel, odbiorcy, zakres, termin, budżet, opis projektu, referencje oraz inne informacje wpisane w briefie;
- przekazane materiały: nazwy, metadane i treść świadomie dodanych plików, np. briefu, RFP, prezentacji, grafiki lub NDA;
- dane o źródle wizyty: parametry kampanii UTM i domena odsyłająca, jeżeli występują; nie zapisujemy ich w lokalnym szkicu;
- dane techniczne: adres IP, czas żądania, adres zasobu, nagłówki przeglądarki i informacje diagnostyczne utrwalane w logach hostingu lub systemach bezpieczeństwa;
- ustawienia lokalne: decyzja prywatności oraz opcjonalny szkic ograniczony do bezpiecznych wyborów kategorii.
Nie umieszczaj w briefie danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu, poglądach, biometrii), numerów dokumentów, haseł ani tajemnic, których nie potrzebujemy do wstępnej rozmowy. Jeśli projekt wymaga poufności, najpierw zaznacz potrzebę NDA lub napisz do nas.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa |
|---|---|
| Przyjęcie briefu, kontakt, doprecyzowanie potrzeb, przygotowanie rekomendacji lub oferty | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie przed zawarciem umowy; w korespondencji B2B także art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i rozwoju relacji biznesowej |
| Zapewnienie działania serwisu, ochrona przed nadużyciami, diagnostyka i dochodzenie albo obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — bezpieczeństwo serwisu i ochrona praw administratora oraz użytkowników |
| Realizacja obowiązków rachunkowych, podatkowych lub innych obowiązków wynikających z prawa, jeśli zapytanie przejdzie we współpracę | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
Po technicznym przyjęciu briefu wysyłamy na podany adres automatyczne, firmowe potwierdzenie z numerem referencyjnym i skrótem najważniejszych ustaleń. Wiadomość służy wyłącznie obsłudze zapytania, nie zawiera zewnętrznych pikseli śledzących i nie zapisuje adresu do listy marketingowej.
Checkbox przed wysłaniem potwierdza zapoznanie się z tą informacją i Twoją prośbę o kontakt. Nie jest zgodą na newsletter, reklamę ani profilowanie. Brief Studio nie zapisuje kontaktów do list marketingowych.
Podanie danych jest dobrowolne, ale imię i nazwisko, e-mail oraz podstawowe informacje o projekcie są potrzebne, abyśmy mogli odpowiedzieć. Pozostałe pola oznaczone jako opcjonalne możesz pominąć.
4. Odbiorcy danych i transfery
Dostęp do danych mogą otrzymać wyłącznie osoby upoważnione po naszej stronie oraz podmioty wspierające nas w zakresie hostingu, poczty elektronicznej, infrastruktury IT, bezpieczeństwa, obsługi prawnej lub księgowej — tylko w zakresie potrzebnym do wykonania zadania i na właściwej podstawie umownej.
Nie sprzedajemy danych. Brief Studio nie ładuje Google Analytics, pikseli reklamowych ani narzędzi profilowania.
Jeżeli dostawca infrastruktury przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, transfer odbywa się z zastosowaniem mechanizmu dopuszczonego przez rozdział V RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, wraz z oceną wymaganych zabezpieczeń.
5. Jak długo przechowujemy dane
- lokalny szkic wygasa po 30 dniach od ostatniego zapisu; możesz go wyłączyć lub usunąć w dowolnym momencie w ustawieniach prywatności;
- decyzja prywatności jest zapamiętywana przez maksymalnie 180 dni;
- zapytania, które nie przeszły we współpracę, przechowujemy do 12 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu, chyba że wcześniej poprosisz o usunięcie albo dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- załączniki niepotrzebne do dalszej rozmowy usuwamy możliwie szybko, nie później niż 90 dni po zamknięciu zapytania; pliki przetwarzane tymczasowo przez bramkę wysyłkową nie są tworzone jako osobne archiwum;
- dane dotyczące zawartej współpracy przechowujemy przez czas jej realizacji, a następnie przez okres wymagany prawem i do upływu właściwych terminów roszczeń;
- standardowe logi bezpieczeństwa przechowujemy co do zasady nie dłużej niż 30 dni, chyba że incydent wymaga zabezpieczenia ich na dłużej.
Po upływie właściwego okresu dane usuwamy lub anonimizujemy.
6. Twoje prawa
W granicach wynikających z RODO masz prawo żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia. Możesz również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
Aby skorzystać z prawa, napisz na hello@caslavinieri.com. Możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość i odnaleźć właściwe zapytanie.
Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uważasz, że przetwarzanie narusza przepisy. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie automatycznych i nie profilujemy użytkowników Brief Studio.
7. Bezpieczeństwo i linki
Stosujemy adekwatne środki organizacyjne i techniczne, w tym szyfrowanie transmisji HTTPS, minimalizację danych, ograniczenie dostępu, walidację załączników i zabezpieczenia bramki wysyłkowej. Żaden system nie eliminuje jednak całkowicie ryzyka; nie przesyłaj informacji zbędnych na etapie zapytania.
Serwis zawiera linki do caslavinieri.com i może prowadzić do innych usług. Po przejściu do zewnętrznej strony obowiązują zasady jej operatora.
8. Zmiany i kontakt
Polityka może zostać zaktualizowana, gdy zmieni się działanie serwisu, dostawcy lub prawo. Na górze dokumentu podajemy datę wersji. Istotne zmiany komunikujemy w serwisie przed ich wejściem w życie, jeżeli jest to wymagane lub praktycznie możliwe.
Kontakt: hello@caslavinieri.com.